É muito importante conhecer as etapas da organização administrativa para gerenciar os recursos da maneira mais eficiente possível e assim, obter os melhores resultados.
A organização administrativa é um conjunto de ações realizadas por um grupo de pessoas com a ideia fundamental de alcançar um objetivo comum.
Este conceito não se refere apenas ao gerenciamento da economia de uma empresa, mas também pode abranger a gestão da renda econômica de uma família à de uma nação inteira.
Então, qualquer pessoa que receba uma receita monetária deve ter um planejamento adequado se espera ser bem-sucedida em longo prazo.
Origens da organização administrativa
A administração está ligada a aspectos organizacionais, cujas origens remontam ao antigo Egito e à distante Babilônia.
O fato de administrar tem a intenção de aproveitar ao máximo as decisões econômicas e financeiras, e garantir que elas sejam sempre as mais apropriadas, dependendo do caso. A administração pode ser considerada como a ciência do gerenciamento.
A administração, como é conhecida atualmente, começou a tomar forma na Europa no século XV, após a introdução do uso de algarismos arábicos; esse fato facilitou o modo de manter as contas.
Entre os séculos XVIII e XIX, já havia ocorrido a Revolução Industrial, que mudou completamente a paisagem trabalhista e empresarial da época. Neste momento, a administração tornou-se indispensável para a gestão de novas indústrias e fábricas.
O economista britânico e filósofo Adam Smith, considerado o pai da economia moderna, explicou a necessidade de existir uma hierarquia, para que a divisão de trabalho pudesse ser realizada de forma otimizada.
Com a chegada da maquinaria industrial e, portanto, uma produção muito maior de vários bens e artigos, tornou-se necessário especializar-se em uma ciência antes considerada espontânea.
A administração facilitou o processo para alcançar o que, segundo Smith, era o objetivo final da produção em massa: a maximização do capital e da terra.
Etapas da organização administrativa
Esta forma de organização é dividida em várias etapas. Essas fases compõem as principais regras da administração, para que seja realizada corretamente e a possibilidade de erros seja minimizada.
Existem diferentes interpretações; no entanto, as seis etapas essenciais do processo administrativo são as seguintes, em ordem de execução:
- Previsão
Logicamente, isso deve ser feito antes de iniciar qualquer projeto. Todos os fatores que podem entrar em jogo devem ser levados em conta e afetar o resultado. Você deve ser extremamente cauteloso e não tomar nada como garantido.
- Planejamento
Os objetivos são delineados, as opções disponíveis são gerenciadas e as ações são tomadas para atingir os objetivos determinados.
Esses objetivos devem ser sempre realistas e coerentes, nunca devem ser considerados eficazes ou anunciar lucros desde o início.
- Organização
O processo de criação é realizado e a estrutura de trabalho necessário é formada para atingir a meta, definindo as atividades, trabalho, desafios potenciais, as hierarquias, os grupos e os passos seguintes.
- Direção
A direção implica liderar e influenciar a organização de forma completa. É nesse estágio que começamos a ver como a ação planejada toma forma e os objetivos são menos distantes, porque há ordem na hierarquia e existe um plano em operação.
- Coordenação
Esta etapa refere-se às ferramentas que devem ser levadas em conta para garantir que as metas descritas possam ser cumpridas.
Aqui todos os fatores que direta ou indiretamente têm a ver com o processo entram em jogo. A ideia é que todo o procedimento funcione como uma engrenagem.
- Controle
Os comportamentos e métodos aprovados no planejamento e coordenação devem ser executados ao pé da letra. Assim, os objetivos são atendidos com a maior precisão e no menor tempo possível.
É quando o controle entra em ação e garante que nenhuma das partes envolvidas vá além do estabelecido. Isso evita atrasos e complicações ao longo do caminho para alcançar os objetivos.
Além dos seis estágios
Deve-se notar que a administração vai além dos seis estágios discutidos acima.
Isso leva em conta algumas regras, como o fato de que você nunca pode esperar ou ter lucros garantidos. Não importa o quanto bem planejado seja um processo, ele não é isento de risco nem é à prova de falhas.
Da mesma forma, essa ciência social e econômica contempla diversos princípios que complementam as etapas de planejamento e execução.
Destes princípios é possível destacar o que diz que para a especialização em uma área é necessária a divisão do trabalho. A autoridade responsável deve responder por aqueles sob sua responsabilidade.
Além disso, a disciplina é absolutamente necessária e o respeito é um valor indispensável para criar um ambiente de trabalho estável.
Exemplos de procedimentos administrativos bem-sucedidos:
Pirâmides do Egito
Grandes exemplos de administração bem-sucedida podem ser vistos ao longo da história da humanidade. As famosas pirâmides do Egito precisavam de um extenso plano administrativo e logístico que, sem dúvida, exigia grande disciplina, ordem, coordenação e controle.
Construções da Antiguidade
Isso também se aplica a todas as grandes construções da antiguidade, como a estátua de Zeus e o Coliseu de Roma.
Outros exemplos
Estruturas monumentais não são os únicos exemplos bem-sucedidos de administração na história. Do planejamento da colheita para ter comida no inverno até saber quais insumos e quanto pode ser levado em uma longa viagem em alto mar, são processos administrativos.
Todos gerenciam recursos disponíveis no momento. Desta forma, procura obter o maior benefício possível e minimizar o risco de erro. Caso contrário, nestes casos levantados, o resultado teria sido uma fome ou tragédia para ficar sem água fresca no meio do oceano.
Isto confirma que a ciência administrativa existe desde tempos imemoriais. Talvez não com um nome próprio, mas como algo intrínseco à natureza social do ser humano.
Isso indica que conviver com pessoas civilizadas requer recursos e ordem e a capacidade de utilizá-las da maneira mais adequada e ideal.
